Dans le cadre de la navigation sur le site ce.ioltech@wanadoo.fr, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), Le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS , agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS via le service des ressources humaines sont :
Le nom, le prénom, le niveau de salaire du bénéficiaire par tranche composées par le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer
Les données traitées par le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS , pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
a) Pour l’identification de l’employé :
– nom, prénom, photographie (facultatif), sexe, coordonnées personnelles (facultatif)
b) Pour la situation familiale :
– personnes à charge/ayants droit : nom, prénom, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit, nombre d’enfants.
c) Pour les éléments professionnels :
– date d’embauche ; site et date de sortie également
d) Pour la situation financière :
– références du compte bancaire = a ajouter par l’employé pour avoir le remboursement sur facture (sport et culture) par virement.
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.
e) Pour les prestations offertes :
– nature de la prestation : pour les séjours (dates de début et de fin ; lieu du séjour, nom de l’organisme, coût du séjour, coût supporté par la famille) ;
– montant de la prestation, type de paiement (espèces, chèques, bons d’achat), numéros des bons d’achat, références du moyen de paiement.
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS , peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, voyage et séjours, activités sportives, prêts d’ouvrages et médiathèques… ;
- attribution de primes de crèche, garderie, ou nourrice, de bourses, ou de prêt à la consommation ;
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements…
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
Le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées. 5 ans.
Le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les destinataires des données personnelles traitées par le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS sont :
- S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
Le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès du CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : ce.ioltech@wanadoo.fr
par courrier postal à : 27 avenue Paul Langevin
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante :
par courriel à l’adresse : ce.ioltech@wanadoo.fr
par courrier postal à : 27 avenue Paul Langevin
9. Modification de la Politique de protection des données
Le CSE de CARL ZEISS MEDITEC SAS est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.
